SCEPIA Sign : la solution simple de signature électronique des baux
La digitalisation de la relation client est devenue un enjeu majeur pour les bailleurs sociaux et les gestionnaires immobiliers. Parmi les premiers leviers à mettre en place, la signature électronique des baux s’impose comme une action simple, rapide et hautement efficace.
C’est précisément ce que propose SCEPIA Sign, une solution pensée pour fluidifier vos échanges avec vos locataires, tout en réduisant vos coûts et votre impact environnemental.
Pourquoi digitaliser la signature des baux ?
Traditionnellement, la gestion des baux implique impression, envoi, signature manuelle, puis numérisation et archivage. Un processus chronophage, coûteux et peu écologique.
Avec SCEPIA Sign, tout est simplifié :
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Le bail et ses annexes sont générés depuis votre ERP.
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Les documents sont envoyés au locataire pour signature électronique.
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Une fois signés, ils sont automatiquement intégrés dans la GED (Gestion Électronique des Documents) et mis à disposition dans l’espace client du locataire.
Résultat : un gain de temps considérable, une meilleure traçabilité et une expérience locataire optimisée.
Les atouts de SCEPIA Sign
1. Génération et envoi des baux avec annexes
Depuis votre ERP, vous envoyez directement le bail et ses annexes (par exemple, le Diagnostic de Performance Énergétique).
Le locataire choisit de signer l’ensemble ou seulement certaines annexes. La gestion du volume documentaire n’est plus un problème : vous pouvez inclure autant de pièces que nécessaire, sans contrainte.
2. Personnalisation de l’expérience
Contrairement aux solutions standard du marché, SCEPIA Sign vous permet de personnaliser vos emails d’envoi (logo, mise en forme, ton du message). Une communication professionnelle, alignée avec votre image de marque.
3. Intégration automatique dans votre ERP et votre GED
Une fois signé, le bail est déposé au bon endroit dans le dossier du locataire, avec le bon type documentaire.
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Plus d’impression papier.
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Plus de numérisation manuelle.
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Des documents disponibles immédiatement en format numérique.
Ce processus réduit vos coûts et contribue à votre transition écologique.
4. Mise à disposition immédiate au locataire
Le bail signé est consultable et téléchargeable depuis le portail locataire sécurisé. Des notifications automatiques (email ou SMS) informent vos locataires de la disponibilité du document. Résultat : une communication claire et une satisfaction renforcée.
5. Suivi en temps réel et traçabilité
Une interface dédiée vous permet de suivre l’état d’avancement des signatures : en attente, complétées, ou en retard.
Côté sécurité, des outils de monitoring technique garantissent la fiabilité et la traçabilité de vos flux documentaires.
Une solution simple aujourd’hui, évolutive demain
SCEPIA Sign répond aux besoins des circuits de signature simples (baux, autorisations de prélèvement, etc.). Pour des processus plus complexes, la solution peut être complétée par SCEPIA Parapheur, qui permet de créer des circuits de validation entièrement personnalisés et adaptés à vos métiers.
Voici un schéma pour mieux comprendre les différents flux entre la gestion locative et le locataire :
En résumé : pourquoi choisir SCEPIA Sign ?
- Simplification et automatisation du processus de signature.
- Intégration native avec votre ERP et votre GED.
- Expérience utilisateur améliorée pour vos locataires.
- Réduction des coûts et de l’empreinte écologique.
- Traçabilité et sécurité garanties.
La signature électronique des baux n’est plus une option : c’est une nécessité pour moderniser votre gestion locative. Avec SCEPIA Sign, vous disposez d’une solution fiable, simple et évolutive pour franchir ce premier pas vers la digitalisation de vos processus.
