Facturation électronique : premier retour d’expérience, le réflexe qui va devoir changer
Depuis le lancement de notre console facture, les premières factures ont commencé à arriver. Malgré un volume de factures encore assez faible, il suffit à révéler un cas de figure qui risque de se répéter chez beaucoup d’entre vous. Etude de cas à suivre.
Parmi les premières factures reçues, on trouve une facture de la Banque Postale, deux de La Poste et deux d’un fournisseur classique.
Le cas de la Banque Postale a été le premier signal. Cette facture est habituellement saisie à la main par la comptabilité. Au moment de la transmettre dans l’outil, impossible d’obtenir l’accusé de prise en charge (le fameux statut 204) : l’outil refusait de la traiter. Après quelques recherches, nous avons ouvert la pièce jointe directement depuis l’outil, et là, déclic pour la comptable : elle connaissait déjà cette facture. Vérification faite, elle l’avait bien saisie le matin même, comme d’habitude.
Nous avons retrouvé le même scénario avec La Poste : deux factures habituellement réglées par prélèvement, qui ne passaient jusqu’ici par aucun circuit dématérialisé. Là encore, le constat était identique : les factures avaient été saisies le matin même.
Le fil conducteur : le prélèvement
Ces trois factures ont un point commun : elles sont liées à des prélèvements automatiques, et c’est précisément là que tout se joue. Pour le rapprochement bancaire, nos comptables ont l’habitude d’aller chercher directement les factures sur les espaces client des fournisseurs (La Poste, la Banque Postale,…) et de les télécharger pour les lettrer avec le prélèvement en banque. C’était un réflexe parfaitement logique jusqu’ici, et c’est justement lui qu’il va falloir faire évoluer.
Ce qu’il faut retenir
Sur les flux prélevés, le réflexe était simple jusqu’à présent : puisque la facture n’arrive pas ou met du temps à arriver, autant aller la chercher directement dans l’espace client en ligne. Avec la facturation électronique, la donne change : ces factures vont désormais arriver en mode « dématérialisé » et il faudra leur faire suivre le cycle de statuts prévus, jusqu’au règlement, plutôt que de les ressaisir manuellement en parallèle.
Concrètement, ces trois factures auraient dû être prises en charge directement via la facturation électronique, montées en statut, puis réglées à partir de là. C’est donc une première habitude à faire évoluer, sur la gestion des statuts et la comptabilisation des factures prélevées.
En pratique
Avant de saisir manuellement une facture liée à un prélèvement :
- Vérifiez si le fournisseur émet déjà en facturation électronique ;
- Si oui, la facture est déjà présente dans l’outil ; la traiter directement depuis l’outil, sans plus avoir besoin d’aller la chercher ailleurs ;
- Ne pas télécharger la facture depuis l’espace client en parallèle : cela génère un doublon et bloquera la prise en charge.
Questions fréquentes
Pourquoi l’outil refuse-t-il de traiter une facture déjà saisie manuellement ?
Quand une facture est saisie manuellement puis reçue en parallèle par voie électronique, l’outil détecte un doublon et bloque la délivrance de l’accusé de prise en charge (statut 204). Le traitement manuel préalable empêche le cycle de statuts réglementaires de se dérouler normalement.
Toutes les factures en prélèvement sont-elles concernées par ce changement ?
Non, uniquement celles émises par des fournisseurs déjà passés à la facturation électronique. Ce périmètre s’élargit progressivement, au rythme du déploiement de l’obligation légale selon les seuils définis par la réforme.
Comment savoir si un fournisseur émet déjà en facturation électronique ?
La vérification la plus simple consiste à consulter l’outil avant toute saisie manuelle. Si la facture est déjà présente dans la console, le fournisseur émet bien en mode « dématérialisé ». Dans le doute, un contact direct avec le fournisseur permet de confirmer son statut.
Le retour terrain des premières semaines du déploiement de la facturation électronique met en avant un point d’attention concret : les factures liées à des prélèvements automatiques concentrent un risque de doublon, précisément parce que l’automatisme d’aller les chercher manuellement est bien ancré auprès des utilisateurs. Faire évoluer ce réflexe, vérifier d’abord dans l’outil avant d’agir, est la première adaptation pratique que la facturation électronique impose aux équipes comptables.
